Како до стабилизација на процеси

Првата, а можеби и најважната цел кога креирате процеси е да обезбедите тие да функционираат со определно ниво на стабилност.

Всушност и целта на секој систем и неговите составни елементи во вид на процеси е да обезбеди стабилизација на функционирањето на компанијата иако истата функционира во крајно непредвидливи и нестабилни услови.

Што претставува стабилност на еден процес?

Сега на оваа прашање можеме да имаме различен пристап во одговарање, сепак важно е да не се оддалечиме од самата цел на процесот.

Зошто креирате или пак зошто имате определен специфичен процес? Која е целта на процесот?

Едноставно, да креира резултати заради кои и постои тој процес.

На пример, ако се надоврзам на претходната епизода на претприемачки пат и да земам еден од таму наведените процеси, ајде нека биде процес за евалуација на потенцијални кадри. Која е целта на овој проце? Основната, или главната цел на процесот за евалуација на кадри е да обезбеди доволно информации за следниот процес во кој се избираат специфични вработени а притоа да се осигура дека нема да се направи грешка при изборот. Значи, целта на овој процес е да обезбеди кавлитетен резултат во форма на евалуација, што пак претставува влез во следниот процес, процес за селекција на кадри.

Напомена: Овој наслов претставува извадок од епизодата 26 од подкастот “претприемачки пат“, за целосна содржина можете да го симнете транскриптот или пак да ја слушате епизодата преку следниов линк: “стабилизација на процеси и како до стабилни процеси“.

Сега стабилноста на тој процес ќе биде присутна ако и само ако тој резултат во форма на евалуцаја е постојан. Значи не се случува дека еднаш ќе произведе одличен резултат, а другпат може ќе трокира. Па така, стабилноста на еден процес може да се дефинира како способност на самиот процес да произведе конзистентни резултати во специфичен временски период.

На пример, стабилноста на еден производствен процес се отсликува преку:

• Производство на иста количина на производи во определен временски интервал со иста количина на ресурси,
• Потоа може да биде производство на производи со ист квалитет користејќи исти ресурси.
• Или пак производство со висока надежност на системот итн.

Доколку не обезбедиме стабилизација на процесите не можеме да очекуваме ниту дека ќе имаме прогрес во самото функционирање на бизнисот, ниту пак дека ќе обезбедиме и континуирано подобрување на процесот.

Зошто?

Вашиот бизнис претставува збир на системи врз кои целата компанија се потпира. Тие системи се сочинети од процеси при што како што веќе кажав резултат од еден процес претставува влез во друг процес се додека резултатот не биде една од целите на вашата компанија за испорака на вредност на купувачите. Вредноста во овој случај претставува производ или услуга со висок квалитет и навремено испорачан до купувачите и тоа постојано. Сега, доколку немаме стабилни процеси ќе немаме ниту постојана вредност која ќе се испорачува на клиентите.

Тоа значи дека нема прогрес во функционирањето на бизнисот, затоа што нестабилност на еден можеби и најбанален процес може да доведе до тектонски пореметување на целата компанија. Замислете ја нестабилноста на процесот на евалуација, што значи дека тој процес одвреме навреме дозволува и неквалитетни апликанти да влезат во системот на селекција на кадар кој едноставно заради тоа и ќе избере еден таков вработен. Тој вработен нека има улога за контрола на квалитетот на производите пред испорака и неговите слабости може да доведат до ситуација во која ќе поминат неквалитетни производи до крајниот купувач, што ќе значи незадоволство на купувачот, враќање за доработка, набавка на нови делови кои ќе треба да се интегрираат, па дури и откажување на понатамошна сопработка од страна на тој клиент. Во претходната епизода зборував за еден случај каде постоеше ваков недостаток.

Понатаму, нестабилни процеси не обезбедуваат континуирано подобрување едноставно затоа што и вие и вашите вработени станувате лица кои ќе трчкаат и ќе го гасат пожарот онаму каде што се појавува. Нестабилни процеси се каратеризираат со голем број на проблеми. Едноставно немате време за размислување за континуирано подобрување, освен што се обидувате да воведете барем каква таква моментална стабилизација на самиот процес.

Сега клучното прашање е како да откриете кои процеси се нестабилни процеси? Оваа е клучната работа во започнување на процес на стабилизација на вашите деловни процеси. Може да постојат повеќе индикатори, сепак вие најдобро ќе треба да ги знаете, но генерално јас би сакал да напоменам некои.

1. Воопшто непостоење на системи и процеси е првиот индикатор. Едноставно запрашајте се дали имате формализирани системи и процеси. Без разлика и доколку вие сте „мома за се” во вашата компанија, немате многу вработени итн. Сепак, верувам дека не сакате да останете на таа позиција. Непостоење на соодветни системи го прави вашиот целокупен бизнис систем нестабилен. Мој совет е да започнете со креирање на соодветни системи прилагодени на вашата компанија и да започнете да ги документирате процесите. Само на таков начин ќе знаете што ќе треба да подобрувате.
2. Вториот индикатор може да биде, не знам висок степен на варијација во перформансите на некој процес или бизнисот како целина. Како што зборував во претходната епизода нестабилните процеси водат до разлики во време потребно за извршување на некоја работа, разлики во квалитет, разлики во потребен репроматеријал итн. Забележувате колкава нестабилност на севкупното работење носи овој индикатор. Намалување на ваквите варијации ќе се обезбеди единствено преку соодветно стандардизирање на работењето на процесот.
3. Понатаму, доколку забележите дека за имплементација на еден процес постојано се менува планот за неговото функционирање, тоа е доволен знак дека тој процес не влегува во групата на стабилни процеси. На пример, со појавување на проблем во самиот процес, веднаш се менува планот на работата во тој процес, но и плановите за работата на останатите процеси кои зависат од резултатот на тој процес. Повторно, стандардизацијата на функционирањето на самиот процес, преку јасно дефинирани цели на истиот ќе овозможи и јасни процедури кои ќе се користат во сите можни ситуации во кои ќе се најде процесот.
4. Понатаму, еден начин со кој можете да откриете дека процесот нема стабилност во своето работење е да ги прашате вработените, одговорни за спроведување на тој и тој процес да ви објаснат како ја спроведуваат работата во самиот процес. Доколку користат зборови како што се нормално, вообичаено, најчесто, во повеќето случаи и слично значи дека процесот не е стабилен процес. Едноставно таквите одговори се резултат на две причини. Првата причина е дека иако постојат строго дефинирани процедури за спроведување на процесот, сепак тие не се користат од страна на вработените одговорни за спроведување на процесот или поради нивната незапознаеност со истите или поради нивното игнорирање. Втората причина може да биде непостоење на строго дефинирани процедури со кои ќе се избегнат случајности кои во моментов преку одговор на вработените ги утврдивте. Значи вашата работа е да обезбедите дека за секој процес постојат и соодветни процедури, но не само што постојат туку и постојано се користат од страна на вработените при спроведување на самите процеси.

Мислам дека веќе навлегувате во суштината за сфаќање на стабилноста на процесите и онаа што треба да го направите за да ја обезбедите таквата стабилност.

Сега ајде уште малку да позборувам, гледам дека имаме сеуште време, во однос на некои можности кои ви стојат на располагање за стабилизација на процесите во услови во кои што функционирате и вие и вашата компанија. А, тие се целосно неизвесни.

Прво и најважно е да имате јасно дефинирани системи, процеси и процедури за спроведување на секој процес. Но, само да се дефинираат не е доволно. Тие мора да бидат и документирани, така да обезбедат дека секој кој е одговорен за соодветен процес ќе знае што треба да направи, како треба да направи и кога треба да направи. На ваков начин ќе обезбедите намалување на можните случајности со што ќе ја зголемите стабилноста на процесите. Факт е дека оваа ќе бара доста време од ваша страна и секако од вашите вработени, но кога еднаш се ќе ви биде документирано, се останато е многу полесно. Да се разбереме, вашата цел не е да имате перфектно дефинирани процеси со идеални процедури. Тоа едноставно не е возможно. Вашата цел е да имате нешто опипливо кое може да се следи, да се подобрува и секако да се прилагодува согласно потребите кои се дефинираат најчесто од надворешноста на вашата компанија.

Понатаму откако ќе ги документирате сите процедури, мора да обезбедите дека секој процес може едноставно да се следи. Често пати процесите се затрупани со некои проблеми кои не се вистински проблеми, туку едноставно се користат за да се прикрие самото функционирање на процесот. На пример, несредена документација претставува проблем кој доколку еднаш засекогаш нема да се реши ќе го блокираат процесот кој бара пронаоѓање и процесирање на соодветен документ. Повторно предлагам да ja користите 5S техниката со цел се околу секој процес биде поставено на соодветно место и јасно означено.

На ваков начин лесно ќе обезбедите можност за следење, контролирање и подобрување на процесите. Сепак, целта и со стандардизацијата и со стабилизацијата на некој начин не е да ја избегнете неизвесноста околу вашиот бизнис, тоа нема да се случи никогаш, туку целта е да креирате систем на континуирано подобрување кој ќе се бори и ќе излегува на крај со таа неизвесност без да ве шокира и вас и вашиот бизнис во целост.

Работев со еден клиент на подобрување на работните процеси при што самото документирање и дефинирање на процедурите за изведување на определена работа содржеше активности во најситни можни чекори. Следниот наш чекор беше да го мериме времето и начинот на спроведување на тие активности, односно процедури од страна на вработениот одговорен за тој процес. Што забележавме? Во изведување на една работна операција, времето кое вработениот го троши на самото изведување на операцијата изнесуваше 5 минути и 24 секунди, додека самата операција ја изведуваше за 8 минути и 46 секуни.

Излезе дека 3 минути и 22 секунди не додаваат вредност туку дека се трошат на одење за да се земе некој елемент потребен во самиот процес, непотребни движења итн. По неколку експериемнти, тие времиња варираа, но оваа беше најоптималното останатите беа дури и поголеми. За да обезбедиме поголема стабилизација, едноставно по анализа на движењата со неколку промени во поставеност на елементите во процесот успеавме тие 3 минути и 22 секунди да ги намалиме на 1 минута и 32 секунди. И повторно продолживме со експериментирања и тестирања, прилагодувајќи ги процедурите за изведување на работата при што дојдовме до идеја некои работи да се автоматизираат. На ваков начин конечното време од 8 минути и 46 секудни потребно за завршување на определена работа го намаливме на 4 минути и нешто. Тоа значеше драстично подобрување за таа компанија.