Како да се справите со прекини?

Прекини претставуваат неизбежен дел од секојдневна работа на еден претприемач и тоа е факт од кој нема бегање. Прашање е дали ефикасно се справувате со нив.

Сигурно сте почувствувале што значат прекини во вашата секојдневна работа. Во моментов веднаш ви доаѓаат на ум зборовите непродуктивност, неефикасност, одложување, пробивање на рокови…

Сето тоа е точно, но едноставно прекините не можеме да ги избегнеме. Барем не можеме денес кога секоја работа се базира на огромна достапност на индивидуалецот, секојдневна комуникација преку различни медиуми и на различни начини и премногу проекти во кои учествуваат повеќе луѓе.

Опции за менаџирање на прекини

Кога станува збор за прекините имаме неколку опции на располагање. Првата опција е едноставно да ги оставиме онака како што се случуваат истите. На пример, работиме на нешто во моментов и ни ѕвони телефон, се јавуваме го завршуваме разговорот и повторно се враќаме на работата која што сме ја работеле претходно. А, што доколку телефонскиот повик дава некоја важна информација на која ќе треба да се направи нешто? Дали во таков случај ќе дозволите да се случи прекинот и повторно да си продолжите со тековната работа? Што доколку работата која ја добивате преку телефонскиот повик е многу поважна во однос на работата која што ја работите во моментов?

Кога ќе се најдете во ваква ситуација едноставно ќе имате две можности. Првата е да забележите, односно запишете белешки за тоа што треба да направите додека разговарате на телефон и да започнете да работите на новата задача, односно работа. Втората е да ја одложите новата задача се додека не ја завршите тековната задача на која што работите.

Втората опција за справување со прекини е да знаете да ги интегрирате и организирате прекините. Што значи оваа? Едноставно работите на нешто во моментов и се случува прекин. Првиот прекин може да биде влегување на вашиот колега кој ќе ви донесе проектна документација и ќе ви каже нешто што треба вие да го направите. Во ваква ситуација земате лист хартија и забележувате што треба да направите и ги одложувате документите на посебно место во кое се наоѓаат документите на кои што треба да работите доколку работите со физички документи или пак во фолдер на “за сработување” доколку станува збор за електронски документи и работа на компјутер. Понатаму, врз основа на приоритетот на работата која претставува прекин за вашата тековна работа можете да одлучите дали ќе продолжите со тековната задача или ќе се префрлите на новата. Но, доколку се префрлите на новата задача, старата задача ќе треба да се најде на посебно место за следни задачи кои треба да ги завршите. Тоа може да биде корпа со ознака “следни задачи” или “работа во прогрес”.

На ваков начин вие успевате да го интегрирате прекинот во вашиот работен тек со тоа што вршите организација и реорганизација на вашата работа во согласност со приоритетите на тековната работа и новата работа која настанува од прекинот.

Ова е случај на еден прекин, но во неколку минути можете да имате можеби и 5 – 6 прекини. Повторно, тоа не значи дека треба да се појави паника и стрес. Едноставно правите белешка за тоа што треба да направите и во зависност од проценката за приоритетот одлучувате дали веднаш ќе работите на нова работа со одложување на тековната или ќе се вратите на тековната, а ќе ја одложите новата.

Планирање на прекини

Веќе напоменав дека прекините се скоро неизбежни. Но, количината на прекини кои ќе ги имате ќе зависи од вас и вашиот начин на справување со прекините. Затоа е добро кога ги планирате вашите секојдневни активности да ги планирате и прекините. Иако, нормално не е лесно да се планираат истите бидејќи неизвесните услови во кои работите и функционирате како еден претприемач не дозволуваат 100% точност на планираното.

Сепак мора да бидеме реални дека на повеќето прекини можеме да влијаеме не преку елиминирање на истите туку преку одложување на истите. На пример, исклучен телефон во определен временски период кога работите на суштинските активности за вашата компанија може целосно да ги елиминира прекините преку телефон. Нормално, оној кој ве бара и доколку е важно ќе ве побара и по неколку часа, но и вие можете да видите кој ве барал во тој период и по завршување на времето на исклучување да се јавите.

Кога станува збор за електронска пошта исто така можете да постапите со исклучување во определен временски период. За да ги одложите прекините во вашата канцеларија можете да ставите на вратата напис кој ќе каже дека во моментов не можете да примите никого бидејќи имате важна работа. Сите оние кои ќе се обидат да дојдат во тој временски интервал кај вас едноставно ќе мора да се вратат подоцна кога ќе помине тоа време кое што сте го обезбедиле за работа без никакви прекини.

Затоа можете да планирате кој временски период ќе имате целосно исклучување од можни прекини. Можеби тоа ќе биде еден час, два часа или пак 30 минути, во секој случај ќе имате потреба од такво нешто.

Работа без прекини

Бидејќи прекините не можете целосно да ги елиминирате, како што кажав претходно можете со соодветно планирање на истите да си обезбедите неколку часа дневно да бидете целосно фокусирани на онаа што го работите без никакви можности на прекини.

Како на еден претприемач вам ви треба една таква работа, односно еден таков простор за вас самите. Што ќе правите во времето без никакви прекини? Се што сметате дека е важно за вас. Еве некои идеи:

• Во тоа време ќе работите на најважните задачи кои ги имате за вашиот бизниси.
• Ќе се посветите малку на самиот себеси фокусирајќи се на нешто значајно, нешто што ќе ви обезбеди доволно енергизирање за остатокот од денот.
• Ќе читате некоја книга, нешто мотивациско и инспиративно. Сепак, духовното истрошување кое го имате преку вашата работа бара едно вакво однесување.

Извор: Претприемач