Ефективно менаџирање на времето

Што се случува утре. Ајде запрете за момент и размислете го утрешниот ден за вас како еден претприемач. Дали утрешниот ден ви е веќе испланиран?

Што сè треба да завршите за утре? Дали утре едноставно е вашиот најзафатен ден во целата недела?

Зошто утрешниот ден скоро секогаш ни е најзафатен за целата недела? Навистина тешко прашање, но дали ви се случило да кажувате на луѓето нешто како:

• Немој утре имам многу обврски.
• Утре имам многу важна работа, нема да можеме да се видиме ајде нека биде задутре.
• За утре ми е се испланирано да оставиме за некој следен ден.

Забележувате, денес кога мислиме за утре веќе во старт сме полни со страв дали ќе успееме се да завршиме што сакаме да завршиме. Листата е долга, нели?

Сега како причина за една ваква ситуација можеме да наведеме стотини, но не, нема да одам тука со специфични причини едноставно поради фактот што сметам дека на таков начин не може да се реши основниот проблем со што ќе се успее во ефективно менаџирање на вашето претприемачко време. Тука ќе се обидам да зборувам за еден поширок поглед и приод кога станува збор за оваа тема затоа што менаџирање на времето не е само планирање бидејќи доколку знаете дека утре сте пренатрупани вие веќе планирате, а сепак чувствувате дека не го менаџирате доволно добро вашето време. Средување на вашето работно опкружување со цел да заштедите време не е доволно да кажете дека успевате ефективно да го менаџирате времето, затоа што овие ваши напори може и треба да содржат уште многу ситни, специфични тактики за да ја добиете комплетната слика, односно резултати онакви какви што сакате да бидат.

Ако сакате успех во овие напори мора да започнете со една анализа и разбирање за тоа како во моментов работите.

Без разлика на тоа за каков бизнис станува збор, вие како еден претприемач имате многу работни задачи кои треба да ги сработите. Но, овие работни задачи се различни по природата и комплексноста и бараат различна временска рамка за сработување. На пример, вашите работни задачи може да бидат подготовка на бизнис план, работа на редизајн на бизнис моделот, иновација во производи или процеси, планирање на лансирање на нов производ итн. И сето тоа на една или друга листа која треба да се сработи и која полека но сигурно притиска. Да не навлегувам во стотици или пак илјадници идеи кои ги имате и кои постојано се одложуваат за утре, следна недела, следен месец, следна година и никогаш.

Кои се вашите задачи како еден претприемач?

Од друга страна голема е веројатноста дека повеќето од тие работи кои ви стојат на листата за сработување се преклопуваат, доаѓаат на ред во ист ден, иста недела со некои други активности кои што исто така се важни. Прашањето е колку вие како еден индивидуалец можете да го поднесете товарот на вашата претприемачка работа. Оваа прашање е едно од клучните прашања кои ќе ја дефинираат вашата ефективност. Затоа е важно да ги категоризирате вашите задачи со цел да создадете една подобра слика на целината и подобро да ги менаџирате.

Кога станува збор за претприемачки задачи, генерално ги класифицирам на следниве групи:

• Прва група на ваши задачи како претприемач се задачите кои се однесуваат на креативноста и идеизација. Секој бизнис, ама баш секој бизнис има потреба од нови свежи, таканараечени големи идеи кои всушност ќе доведат до иновации и подобрување како во однос на производите или услугите кои ги нудите, така и во однос на процесите и бизнис моделот на вашата компанија. Иако многумина оваа не го ставаат како посебна категорија, јас едноставно секогаш ги потенцирам имајќи ја во предвид важноста на овие задачи во однос на зголемување на бизнис потенцијалната енергија на вашата компанија. Сега, држи вода и тоа што често пати не се издвојуваат како посебна група бидејќи едноставно тешко може да се менаџира времето во кое ќе се изведуваат овие активности. Кога ќе бидете покреативен не се менаџира, само се помага во процесот и затоа не можете да кажете дека утре од 9 до 12 часот ќе бидам креативен и ќе бреинстормирам бизнис идеи. Но, можете да кажете дека утре ќе имам бреинсторминг сесија со моите соработници со цел генерирање на идеи за нешто. Затоа е подобро да имате и една ваква група на работно задачи.
• Втората група на задачи кои вие како претприемач ги изведувате спаѓаат во група на планирање. Овие задачи претставуваат претходница на сите останати задачи кои треба да ги имплементирате. Освен подготовка на бизнис план и вашите лични планови, тука спаѓаат и определени истражувања, анализи, тестирања, консултации и се онаа што на некој начин ќе овозможи да имате една листа на задачи која ќе бара имплементација. Значи креативноста и идеизација водат кон планирање кое пак несомнено треба да води кон следната група на работни задачи, а тоа е…
• Имплементација. Оваа група на задачи едноставно претставува завршување на истите, односно сработување на задачите.
• За успех на сработеното мора да постои и еден вид на следење и контролирање на онаа што се имплементира. Оваа е четвртата група на задачи за вас како еден претприемач. Без разлика дали станува збор за следење и контролирање на вашата индивидуална работа или пак на работата на вашите вработени, оваа категорија на работни задачи обезбедува дека планираното ќе биде и имплементирано не било како, туку онака како што било испланирано.
• И секако како последна група на работни задачи е категорија за комуницирање. Оваа категорија е постојана и затоа постојано се преклопува со сите останати категории кои ги споменав тука, но сепак е суштествена категорија која овозможува соработка на соодветно ниво и подобрување на резултатите од сите останати работни задачи.

И сега добро, ги имате овие категроии на задачи што понатаму? Прво секоја од овие категроии има соодветна цел која треба да се постигне и едноставно ако имате крај себе еден лист хартија и пенкало наведете ги генералните цели на секоја од категроиите на задачите. Зошто? Затоа што најголемиот проблем кој го имам забележано кај претприемачите кога се обидуваат да имплементираат ефективно менаџирање на времето е да збутаат што повеќе задачи во пократок временски период. И потоа проблем! Не се стига, нема постигнување, нема резултати… Мислам дека тоа не е вашата цел. Мора да бидете свесни дека успешно менаџирање на времето мора да доведе до успешно постигнување на целите на онаа што треба да го правите во тоа време.

Како вие работите?

Сега, дали знаете како вие работите?

Секогаш добивам потврден одговор кога ќе го поставам оваа прашање. Но, следното мое прашање е дали имате официјални работни процедури за вас и вашиот тим кој ја дефинира работата и работните задачи преку кои единствено може да се реализираат вашите цели, во најголем број на случаи добивам негативен одговор.

Па, тогаш како можете да бидете 100% сигурни дека знаете што работите кога едноставно без работни процедури вие оставате простор поголемиот дел од вашите активности да се базираат на случајност отколку на добро испланиран начин на работа. Успешните претприемачи според моите проценки успеваат околу 80% од нивното време за работа да го базираат на прецизно дефинирана агенда или план, а само 20% на случајности. Едноставно случајностите не сакаме да ги избегнеме, не сакаме и не можеме. Од една страна тие се потребни, тие генерираат креативност и можност за проширување на хоризонтот на видик на еден претприемач. Но, од друга страна може да генерираат големи проблеми.

Едноставно мора да знаете како го трошите во моментов вашето работно време. Доколку имате работни процедури, сигурно имате и работни налози и следење на продуктивноста на изведување на работата во вашата компанија, но доколку немате, мора да ја анализирате работата преку да кажеме едно неделно пополнување на листа на потрошено време на работа. Така ќе ги имате сите активности кои сте ги сработиле и за колку време. Доколку користите некоја од пософистицирани алатки за менаџирање на проекти или „да направам” листа имате можност да ги разгледате сите претходни активности и да ги изанализирате.

На ваков начин ќе успеете да бидете на чисто за тоа колку време трошите на:

• Прво, планирани активности за постигнување на целите,
• Потоа, планирани активности кои едноставно не придонесуваат за реализација на целите.
• Па, случајности кои доведуваат или подобро кажано придонесуваат за постигнување на целите и
• Случајности кои едноставно претставуваат отпадоци, ѓубре кое мора да се елиминира.

Со една ваква анализа едноставно можете во голем дел да се спасите од оние отпадоци на времето кои ви го трошат времето а не придонесуваат до реализација на целите. Во голем број на случаи некои од моите клиенти по една ваква анализа успеваат дури 50% од нивните тековни активности да ги отфрлат при што дел од нив се отфрлаат и поради подобрување на тековните процеси кои се откриени како можности во текот на анализата.

Извор: Претприемач